Pred vsakem službenim potovanjem mora podjetje izdati potni nalog za delavca, ki je lahko v pisni ali elektronski obliki.
Podjetje pa jih mora hraniti deset let, bodisi v fizičnem ali elektronskem arhivu, važno je, da je vpogled v njih možen. Načeloma velja, da pooblaščena oseba ali nadrejeni delavcu izda potni nalog za vsako službeno potovanje posebej, če pa je narava dela taka, da je delavec veliko na poti (recimo trgovski potniki), se lahko izda mesečni potni nalog.
Vzorec mesečnega obračuna potnih stroškov in nalog za službeno potovanje lahko najdete v priponki spodaj.