Z dnem 20.11.2023 se prične uporabljati novi Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, ki spreminja in dopolnjuje določbe, ki se nanašajo na evidentiranje delovnega časa, predvsem iz vidika vpisovanja dodatnih podatkov in določitve dodatnih obveznosti za delodajalce. Novi Zakon prav tako dopolnjuje definicije delavca in osebe, za katere je potrebno voditi evidenco o izrabi delovnega časa.

Delodajalec mora poskrbeti, da so podatki o delovnem času vpisani dnevno in da vsebina evidence vsebuje vse zakonsko zahtevane podatke. Če se delavci evidentirajo sami (recimo elektronsko ali preko izpolnjevanja formularjev), mora delodajalec poskrbeti, da delavci to obveznost redno izpolnjujejo in da evidenca vsebuje vse zakonsko zahtevane podatke.

OSEBE ZA KATERE JE OBVEZNO VODENJE EVIDENCE O DELOVNEM ČASU

Evidenco o delovnem času je potrebno voditi za vse osebe, ki so pri delodajalcu v delovnem razmerju, se pri delodajalcu usposabljajo in tiste, ki pri delodajalcu opravljajo delo na drugi pravni podlagi (denimo podjemna pogodba, študentsko delo ipd.). Novela ZEPDSV-A v tem delu dopolnjuje definicijo delavca in določa, da se delavec v smislu tega zakona šteje tudi vsaka druga oseba, ki na kakršnikoli drugi podlagi opravlja delo pri delodajalcu, pod pogojem, da:

  • delo opravlja osebno in
  • je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa pri delodajalcu.

Pod pogojem, da oseba opravlja delo osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca, je vodenje evidenc delovnega časa torej tudi po novem obvezno za:

  • osebe, ki opravljajo delo preko študentske napotnice,
  • dijake,
  • upokojence,
  • osebe, ki opravljajo delo preko podjemne pogodbe ali avtorske pogodbe ali druge pogodbe civilnega prava,
  • poslovodne osebe in prokuriste, ki nimajo sklenjene pogodbe o zaposlitvi, temveč pogodbo o poslovodenju,
  • osebe, ki so sicer samostojni podjetniki posamezniki, ampak delo pri dotičnem naročniku opravljajo osebno in se vključujejo v delovni proces naročnika ali uporabljajo sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa naročnika (denimo osebe, ki preko s.p. opravljajo delo v gostinstvu, v osebni asistenci ipd.),
  • ostale osebe, ki opravljajo delo pri delodajalcu, če sta izpolnjena zgoraj navedena pogoja.

OBVEZNI PODATKI V EVIDENCAH DELOVNEGA ČASA

Evidenca o delovnem času mora po novem vsebovati sledeče podatke (podatki od vključno 8. točke naprej so novi podatki):

  • podatke o številu ur,
  • skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
  • opravljene ure v času nadurnega dela,
  • neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
  • neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
  • neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
  • število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
  • čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
  • izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
  • opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
  • opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
  • tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

OBVEZNO ELEKTRONSKO VODENJE ZA KRŠITELJE

Elektronsko vodenje evidence o izrabi delovnega časa je obvezno za delodajalce kršitelje, pri katerih bo ugotovljena kršitev zakonskih določb v zvezi z delovnim časom in vodenjem evidenc delovnega časa ter jim bo pravnomočno izrečena globa. Obveznost elektronskega vodenja evidenc se bo uporabljala za prekrške, storjene po uveljavitvi zakona. Obveznost elektronskega vodenja evidenc se bo uporabljala za prekrške, storjene 20. 5. 2023. V teh primerih bodo morali delodajalci pričeti z vodenjem elektronske evidence v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe. Novela ZEPDSV-A dodatno uvaja še globe za odgovorne osebe delodajalca!

Za delodajalce kršitelje se bodo šteli tisti delodajalci, kjer bodo ugotovljene kršitve in izrečena globa na podlagi prvega, drugega ali tretjega odstavka 217.a člena ZDR-1, ki se nanaša na naslednje prekrške:

  • Kršitev šestega odstavka 65. člena ZDR-1: če delodajalec naloži delavcu, ki dela krajši delovni čas nadurno delo, pa slednje ni dogovorjeno v sklenjeni pogodbi o zaposlitvi (5. točka prvega odstavka 217.a člena ZDR-1).
  • Kršitev prvega odstavka 143. člena ZDR-1: če se določi polni delovni čas v nasprotju z omenjenim členom, ki določa, da polni delovni čas lahko traja največ 40 ur na teden (8. točka prvega odstavka 217.a člena ZDR-1).
  • Kršitev 144. člena ZDR-1: uvedba oziroma odreditev nadurnega dela v nasprotju z ZDR-1 (9. točka prvega odstavka 217.a člena ZDR-1).
  • Kršitev 146. člena ZDR-1: kršitev prepovedi opravljanja nadurnega dela in varovanje določenih kategorij zaposlenih (10. točka prvega odstavka 217.a člena ZDR-1).
  • Kršitev 148. člena ZDR-1: kršitve vezane na razporeditev delovnega časa (11. točka prvega odstavka 217.a člena ZDR-1).
  • Kršitev 150. člena ZDR-1: če delodajalec na zahtevo inšpektorata ne posreduje podatkov o nočnem delu delavcev (12. točka prvega odstavka 217.a člena ZDR-1).
  • Kršitev 151. in 152. člena ZDR-1: če delodajalec ne zagotavlja posebnega varstva delavcev pri delu ponoči ali ne upošteva časovnih omejitev dela ponoči (13. točka prvega odstavka 217.a člena ZDR-1).
  • Kršitev 153. člena ZDR-1: če se delodajalec pred uvedbo nočnega dela ne posvetuje s sindikatom (14. točka prvega odstavka 217.a člena ZDR-1).
  • Kršitev 154., 155. in 156. člena ZDR-1: če delodajalec delavcu ne zagotovi odmora med delovnim časom, počitka med zaporednima delovnima dnevoma in tedenskega počitka (15. točka prvega odstavka 217.a člena ZDR-1).

Oziroma, če bo pri delodajalcu izrečena pravnomočna globa na podlagi prvega, drugega, tretjega, četrtega ali petega odstavka 23. člena ZEPDSV-A, kar pomeni:

  • če delodajalec ne vodi, hrani ali posodablja evidenc o izrabi delovnega časa,
  • če v evidencah navaja neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke,
  • če podatkov ne predloži pristojnim organom,
  • če delavca ne obvesti pisno o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa,
  • ne hrani evidence o izrabi delovnega časa.

OBVEZNOST OBVEŠČANJA

Delodajalec je po novem dolžan (podlaga nov četrti odstavek 19. člena ZEPDSV-A) delavce pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa, in sicer najkasneje do konca plačilnega dne za pretekli mesec. Delodajalci bodo torej morali delavcem mesečno, poleg pisnega obračuna plače, hkrati izdati tudi obvestilo o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa.

Pisno obvestilo se lahko delavcem pošlje tudi po elektronski pošti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec (torej službeni elektronski naslov!). Obveznost se prav tako šteje za izpolnjeno, če delodajalec, ki evidenco vodi elektronsko, delavcu zagotovi neposredni dostop do evidence (nov 19.c člen ZEPDSV-A).

Priporoča se, da si delodajalec priskrbi dokazilo o izpolnitvi te obveznosti, saj je v nasprotnem primeru lahko sankcioniran.

Delavci imajo na podlagi novele ZEPDSV-A tudi pravico, da od delodajalca enkrat tedensko zahtevajo vpogled in seznanitev s podatki iz evidence delovnega časa (podlaga nov četrti odstavek 19. člena ZEPDSV-A).

HRAMBA EVIDENC

Evidence o izrabi delovnega časa mora delodajalec hraniti na svojem sedežu oz. kraju opravljanja dela delavca (nov peti odstavek 19. člena ZEPDSV-A). Sklicevanje na hrambo v zunanjem računovodstvu torej ne pride več v poštev.

Evidence o izrabi delovnega časa se vodijo kot listina trajne vrednosti. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.

SANKCIJE

Globe za prekrške v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa so določene v razponu od 1.500 do 20.000 EUR (za manjše delodajalce in s.p. nižje). Odgovornim osebam delodajalca se lahko dodatno naloži plačilo globe od 150 do 2.000 EUR. Za kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem evidenc delovnega časa so globe višje, in sicer od 3.000 do 20.000 EUR, za odgovorne osebe pa od 300 do 2.000 EUR.