Kako izpolniti potni nalog

Pred vsakem službenim potovanjem mora podjetje izdati potni nalog za delavca, ki je lahko v pisni ali elektronski obliki.

Podjetje pa jih mora hraniti deset let, bodisi v fizičnem ali elektronskem arhivu, važno je, da je vpogled v njih možen. Načeloma velja, da pooblaščena oseba ali nadrejeni delavcu izda potni nalog za vsako službeno potovanje posebej, če pa je narava dela taka, da je delavec veliko na poti (recimo trgovski potniki), se lahko izda mesečni potni nalog.

Da bi bilo samo povračilo potnih stroškov neobdavčeno, mora biti potni nalog kot tudi obračun potnih stroškov, pravilno izpolnjen. K obračunu potnih stroškov so obvezna priloga dokazila oz. računi povezani z službeno potjo, s katerimi se tudi dokazuje, da je bila službena pot opravljena ali pa z ostalo dokumentacijo, ki je povezana z potmi ( izdani ali prejeti računi, pogodbe,…).

Na podlagi omenjenih dokazil se delavcu povrnejo stroški, ki se lahko izplačajo skupaj z plačo ali pa posebej. Vedno pa se morajo izplačati na njihove transakcijske račune. Če potni nalog ni pravilno izpolnjen ali potni stroški niso pravilno obračunani, se lahko inšpekcijski nadzor konča s kaznijo.

Vzorec mesečnega obračuna potnih stroškov in nalog za službeno potovanje lahko najdete tukaj.

Kaj mora vsebovati pravilno izpolnjen potni nalog?

Čeprav ni nikjer točno določeno, kaj mora vsebovati potni nalog, so podaj našteti najpomembnejši podatki za potne naloge:

Naziv in sedež podjetja, podjetnika ali organizacije
Številka in datum potnega naloga
Navedba, po čigavem nalogu gre delavec na službeno pot?

Ali je to nalog direktorja, vodje oddelka itd.

Ime in priimek delavca, ki je poslan na službeno pot
Delovno mesto, na katerega je razporejen delavec.
Delovno mesto se mora ujemati z namenom službene poti.
Naslov prebivališča delavca

Prebivališče zaposlenega je pomembno zaradi ugotavljanja števila prevoženih kilometrov na službeni poti, če je začetek in/ali konec službene poti na domu delavca.

Datum in ura odhoda in prihoda
Pri mesečnem potnem nalogu lahko namesto datuma in ure odhoda in predvidenega roka trajanja službene poti navedemo obdobje, za katerega se izdaja potni nalog, npr. mesec marec 2015. Poleg tega na mesečnem potnem nalogu lahko navedemo področje, ki ga pokriva delavec, npr. trgovski potnik, in na katerem bo opravljal službene poti v tem mesecu.
Točna relacija poti

Tudi z vmesnimi postanki, če obstajajo.

Naloga oziroma namen poti

Naloga oziroma namen poti mora biti na potnem nalogu dovolj natančno opredeljena; nabava materiala na sejmu, sklepanje pogodbe, sklepanje novih sodelovanj na sejmu itd.

Predviden rok trajanja službene poti.
Odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza (lastno vozilo, službeno vozilo, vlak, letalo…)
Znesek in datum nakazila predujma za službeno pot delavcu, če je bil le-ta nakazan.

Gospodarski in javni sektor imata drugačna pravila glede predujma.

Podpis pooblaščene osebe, ki je izdala potni nalog.

Če ima podjetje službeno vozilo, naj se na potni nalog napiše še:

registrska označba vozila v primeru službenega vozila,
stanje kilometrskega števca ob začetku vožnje v primeru službenega vozila

Če podjetje za službeno vozilo vodi knjigo voženj, ni nujno, da se ti podatki napišejo tudi na potni nalog, če so že vsebovani v knjigi voženj, a podatki na potnem nalogu in v knjigi voženj se morajo ujemati. V knjigo voženj se vpisujejo podatki o vsaki vožnji s službenim vozilom ( navedba osebe, ki uporabi službeno vozilo, datum službene poti, relacija, začetno in končno stanje kilometrskega števca, število prevoženih kilometrov…)
Na samem obračunu potnih stroškov pa so običajno navedeni podatki, poleg že omenjenih v kolikor je obračun stroškov na istem papirju kot potni nalog: